DOCUMENTOS COMERCIALES
CONCEPTO: Son constancias escritas de operaciones
comerciales realizadas.
IMPORTANCIA: a- Dejan constancia de las operaciones realizadas.
b- Individualizan a las personas que intervienen. c- Son un medio de prueba
frente a cualquier problema que se presente. d – Respaldan la exactitud de las
operaciones registradas en los libros de Contabilidad.
ARCHIVO Y CONSERVACIÓN: -Las personas deben
solicitar el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que
realiza. – deben ser contabilizadas y luego archivadas por orden de fecha de
emisión. – Por ley, deben ser conservadas durante 10 años, a partir de la fecha
de emisión.
1- ORDEN DE COMPRA: Es el comprobante que emite
el comprador para pedir mercaderías, indicando condiciones de pago y forma de
entrega. También llamada Nota de Pedido.
Formas de Emisión: Original para el vendedor.
Duplicado para el comprador.
Importancia: Para Comprador:
Sirve como constancia de las mercaderías que solicitó. Para Vendedor:
Sirve para preparar el pedido en caso de ser aceptado.
2- REMITO: es el documento que
confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador. Duplicado: para el vendedor (firmada por el comprador). Triplicado:
Para la empresa de transporte (firmada por el comprador.
Importancia: a) Comprador. Controla las
mercaderías recibidas con la nota de pedido. b) Vendedor: Constancia de
que el comprador recibió conforme. c) Empresa de Transporte: Constancia
de que entregó la mercadería.
3- FACTURA: Es el documento que el vendedor
entrega al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas a
crédito o al contado.
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador. Duplicado: Para el vendedor.
Importancia: a) Vendedor: Registrar la venta
a plazo o al contado y el compromiso de pago del comprador. b) Comprador:
Registrar la compra a plazo o al contado y la deuda contraída o pago de la
misma.
Modelos de Facturas: Modelo A – B – C – M.
4- TICKET: Cumple la misma función que
la Factura al
contado y se utiliza en operaciones de escasos importes. La emite el vendedor
por medio de maquinas registradoras y se lo entrega al comprador, quedando en
la memoria de la maquina la operación realizada.
5- NOTA DE DEBITO: Es el comprobante que
envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos
que en el se especifican.
Motivos: a) Gastos a cargo del comprador abonados
por el vendedor (fletes, comisiones, etc.) b) Por haberse facturado de menos.
c) Por el cobro de intereses.
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador. Duplicado: Para el vendedor.
Importancia: Para el vendedor: Permite
salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a su favor. Para
el comprador: Registrar el aumento de su deuda.
6- NOTA DE CRÉDITO: Es el comprobante que
envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos
que en el se especifica.
Motivos: a) Devolución de mercaderías. b) Por
haberse facturado de más. c) Por bonificaciones o descuentos realizados.
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador. Duplicado: Para el vendedor.
Importancia: Para el vendedor: Permite
salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la
cuenta del comprador. Para el comprador: Registrar una disminución de su
deuda.
7- RECIBO: Es el comprobante escrito que el
vendedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques
u oros valores.
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador o Pagador. Duplicado: Para el vendedor o Beneficiario.
Clases: a) Por cancelación de facturas o notas de
débitos. b) De alquileres. c) De sueldos y Jornales. d) De mercaderías y otros
bienes.
Importancia: Vendedor o Beneficiario: Medio
de registración y control de los ingresos de dinero y otros bienes. Comprador
o Pagador: Medio de prueba y de registración de egreso de dinero y otros
bienes.
8- RESUMEN DE CUENTA: Es el documento que le
envía en forma periódica (mensualmente) el vendedor al comprador detallando las
operaciones efectuadas en c/c (compras, pagos, N.D., N.C.)
Formas de Emisión: Original: Para el
comprador o Cliente. Duplicado: Para el vendedor o proveedor.
Importancia: Vendedor: Recordar al cliente o
comprador el estado de su c/c. Comprador:
Controlar los datos del Res. de Cta. con sus propios registros.
9- PAGARÉ: Es el documento por el cual una
persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero, en un plazo
determinado.
Personas que intervienen: a) Librador, Pagador o
Firmante: Es la persona que firma el pagaré y promete pagarlo. b) Beneficiario:
Es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se
realice el pago. c) Tenedor: Es la persona que tiene el documento por
habérselo transferido el beneficiario por medio del endoso, para que cobre el
importe o endosarlo nuevamente. d) Endosante/s: Es la persona/s que
transfieren el pagaré.
Importancia: * Permite realizar las operaciones sin
entregar dinero en forma inmediata (a crédito). * Permite obtener préstamos de
dinero. * Ofrece seguridad para su cobro. * Permite su negociación antes de su
vencimiento.
Vencimientos: a) A la vista: Se paga en el
momento de ser presentado el documento para su cobro. b) A tantos días o
meses de fecha: La fecha de su vencimiento se cuenta a partir del momento
de su emisión. c) A día fijo o determinado: Se expresa directamente el
día de su vencimiento.
Partes del Pagaré: a) Talón: Queda en poder
del librador y representa una deuda documentada. b) Cuerpo: Se entrega
al beneficiario y representa el documento a cobrar.
Aval: Es la obligación escrita que toma un tercero
(avalista) de garantizar el pago del documento.
Endoso: Es el acto por el cual una persona
transfiere a otra los derechos de cobro de un documento, firmando al dorso del
mismo: Existen dos formas de endoso: a) El Blanco, El Beneficiario se
limita a firmar al dorso del documento.
b) Completo: Además de la firma debe indicarse la fecha y los datos
personales del nuevo beneficiario.
Protesto: Es el acto por el cual el beneficiario o
tenedor de un documento deja constancia ante un escribano público de que el
pagaré no ha sido abonado a su vencimiento.
Pagaré Sin Protesto: los pagaré que traen impresa
la cláusula sin protesto, son aquellos que permiten al beneficiario o tenedor
iniciar juicio de cobro sin realizar previamente el trámite del protesto.
Ley de Sello: Los pagarés están sujetos a un impuesto
Nacional de sellos, que paga por medio de estampillas fiscales que se adhieren
al mismo. Se realiza dentro los 15 días de su emisión. Se adquieren en correos,
Tribunales, Bancos Provinciales o en la AFIP. El Capital Federal quedó sin efecto desde
01/02/93.
10- BOLETA DE DEPÓSITO: Es el documento que
el Banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques u
otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.
Importancia: Para el Cliente: Permite
controlar y contabilizar el depósito efectuado. Para el Banco: Sirve
para acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.
CLASIFICACIÓN DE LOS DEPÓSITOS:
|
1.
A la orden Individual
|
a) Según el Beneficiario del depósito.
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2.
A
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|
3.
A
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1. Depósitos
en Cuenta Corriente.
|
b) Según
|
2. Depósitos
en caja de Ahorro
|
|
3. Depósitos
en Plazo Fijo
|
A la Orden Individual : Está a nombre de una persona y sólo con su firma se pueden
retirar los fondos depositados.
A la Orden Conjunta : Está a nombre de 2 o más
personas y para retirar los fondos deben firmar todos los titulares.
A la Orden Recíproca : Está a nombre de 2 más personas
y los fondos pueden ser retirados con la firma de cualquier titular.
Depósitos en Cuenta Corriente: estos depósitos no otorgan el derecho a recibir intereses,
porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros
se efectúan por medio de cheques.
Depósitos en Caja de Ahorro: Son los que realizan los
ahorristas y obtienen un pequeño interés por los fondos depositados.
Depósitos a Plazo Fijo: Este tipo de depósito
permite obtener un mayor interés, ya que el titular no puede disponer de los
fondos hasta el vencimiento del plazo.
11- CHEQUE: Es una Orden de pago contra
un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en C/C
o autorización para girar en descubierto, significa librar cheques sin tener
los fondos suficientes, previa autorización del Banco. En la actualidad existen
2 tipos de cheques: Común y Diferido.
Partes de un Cheque: a) Talón de cobro:
Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del Banco. b) Cuerpo: Es la
parte que se entrega al beneficiario,
con o sin el talón de cobro.
Personas que intervienen:
a)
Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y
ordena su pago.
b)
El Banco: Es la institución contra la cual se ha
girado o librado el cheque y que debe pagarlo.
c)
Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque
y que puede cobrarlo.
d)
Endosante: Es el que transfiere el cheque por
medio del endoso a favor del Banco.
Importancia:
a)
Evita los riesgos que significa manejar dinero en
efectivo.
b)
Sirve como prueba de pago, ya que queda registrada en
el Banco.
c)
Permite realizar pagos entre personas ubicadas en
distintos lugares.
d)
Es utilizado como instrumento de crédito (cheque
diferido)
Presentación para el pago: El término de
presentación de un cheque común para su pago es de 30 días corridos, a partir
de su emisión.
Los cheques de pago diferidos deberán presentarse para su
registración dentro del plazo máximo de 30 días.
CHEQUE COMÚN: Se utiliza como medio de pago, el que
lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o
endosarlo. Puede ser endosado como máximo dos veces.
CHEQUE DIFERIDO: Es utilizado como instrumento de
crédito, se puede endosar indefinidamente y podrá ser emitido en plazos de 30 a 360 días.
Formas de emisión.
a)
Al Portador: Es aquel en el que no menciona el
nombre del beneficiario, pudiéndole dejar en blanco el lugar o escribir “al
portador”. Lo cobra la persona que lo presenta en la ventanilla del banco.
b)
A favor de una determinada persona: En este caso
se indica el nombre del Beneficiario
acompañado de la Cláusula
“a la orden” o sin ella. Para transferirlo debe endosarlo.
c)
Cheque cruzado: Es el que lleva 2 líneas
paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar por
ventanilla solo depositándolo en C/C o Caja de ahorro.
d)
Cheque del viajero: Es el cheque que extiende un
Banco a su propio cargo y a favor de una determinada persona, el cual
podrá hacerse efectivo en la casa central o sucursales en el país o en el
exterior. Es para evitar el riesgo de viajar con dinero en efectivo.
e)
Cheque Certificado: Es el que certifica el Banco, garantizando que el
librador tenga fondos suficientes para su pago. La certificación se inserta al
dorso y tiene una duración de 5 días.
f)
Endoso: se endosan los cheques que no tengan la
cláusula “no a la orden”. Contendrá la firma del endosante, sus nombres y
apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa, su
NC de documento de identidad o CUIT según corresponda.
Casos en que el Banco puede negarse a pagarlo:
a)
Por falta de fondos.
b)
Por ausencia de algunos de los requisitos esenciales.
c)
Si estuviese raspado, enmendado o borrado.
d)
Por falta de endoso del beneficiario.
e)
Por estar prohibido su pago (quiebra del librador,
etc.)
f)
Por la dudosa autenticidad de la firma del librador.
g)
Cuando el librador denuncie que fue extraviado o
sustraído.
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